Aineiston luovuttaminen Ailassa

1. Palvelukuvaus

Aineistojen siirtäminen Tietoarkistoon arkistoitavaksi jatkokäyttöä varten onnistuu sujuvasti ja tietoturvallisesti Ailan avulla. Aineistonluovutus tapahtuu seuraavasti:

1. Aineistonluovuttaja ottaa yhteyttä Tietoarkistoon
2. Luovutusta varten tehdään arkistointisopimus
3. Luovuttaja saa linkin Ailaan luovutuksen aktivoimiseksi
4. Aineistonluovuttaja lisää luovutukseen tarvittavat tiedot ja merkitsee luovutuksen valmiiksi
5. Tietoarkisto käsittelee valmiin luovutuksen arkistointiprosessin mukaisesti
6. Aineisto julkaistaan Ailassa

Aineiston luovuttaminen edellyttää, että luovutuksesta on sovittu Tietoarkiston kanssa. Tietoarkisto käynnistää luovutusprosessin asiakkaan puolesta. Aineiston luovuttaminen Ailan kautta edellyttää rekisteröitymistä palvelun asiakkaaksi.

Ailan kautta siirretyt tiedot ja tiedostot säilyvät palvelussa enintään siihen asti, kunnes aineiston arkistointi on valmistunut. Tämän jälkeen ne poistetaan palvelusta. Arkistoinnin valmistumisen jälkeen arkistoitu versio aineistosta julkaistaan Ailassa.

2. Näin luovutat aineiston Ailassa

Tutustu huolella alla olevaan käyttöohjeeseen. Seuraa Ailaa käyttäessäsi myös sivukohtaisia ohjeita ja lomakkeilla olevia kenttäkohtaisia ohjeistuksia. Jos et löydä tarvitsemaasi ohjeistusta, voit aina olla yhteydessä asiakaspalveluun.

Aineistonluovuttamisen aloittaminen: aktivointilinkki ja kirjautuminen

Aineistonluovutusprosessi alkaa, kun saat Tietoarkiston asiakaspalvelulta aktivointilinkin sähköpostiisi. Linkki ohjaa kirjautumisen kautta lomakkeelle, johon voit täyttää luovutuksen tiedot. Lähetetty aktivointilinkki toimii vain kerran. Jatkossa voit kirjautua luovutukseen Ailan kautta HAKA-tunnuksella tai Tietoarkiston myöntämällä käyttäjätunnuksella. Pääset tarkastelemaan aktiivisia luovutuksiasi profiilisivun Selaa aineistoluovutuksiasi -linkin kautta, joka ohjaa Ailan sivulle Omat luovutukset, jossa näet kaikki aktiiviset luovutuksesi. Jos et ole aktivoinut luovutusta aktivointilinkin kautta, sitä ei ole mahdollista päästä tarkastelemaan Ailan kautta.

Luovutuksen tietojen täyttäminen

Tietoja pääsee lisäämään tai muokkaamaan valitsemalla omista tutkimusaineistojen luovutuksista Luonnos-tilassa olevan aineiston ja edelleen valitsemalla avautuvan sivun toiminnoista Muokkaa. Voit muokata tietoja siihen asti kunnes merkitset luovutuksen valmiiksi.

Luovutukseen lisättäviin tietoihin kuuluvat perustiedot, keruutiedot ja luovutukseen liitettävät tiedostot. Annettuja tietoja voi tarkastella esikatselussa. Voit siirtyä välilehdeltä toiselle sivun alareunassa olevilla painikkeilla tai klikkaamalla välilehtien numeroituja otsikoita. Tehdyt muutokset ja lisäykset pysyvät lomakkeella siirryttäessä välilehdeltä toiselle, mutta ennen lomakkeen sulkemista tiedot on kuitenkin tallennettava. Alla on esitelty tietojen lisääminen vaiheittain.

I. Perustiedot

Kirjaa perustietoihin ehdotus aineiston nimestä suomeksi ja englanniksi, aineiston tekijät, tiedot tietosuojasta ja anonymisoinnista sekä tiedot aineiston rahoituksesta ja julkaisuista. Pakollisia kenttiä Perustiedot-välilehdellä ovat Aineiston nimi suomeksi, Tekijä ja Kuvaus tietosuojasta ja anonymisoinnista. Tekijöitä voidaan lisätä tarvittaessa useita valitsemalla lomakkeelta Lisää tekijä. Jos tekijäksi lisätty henkilö voi antaa lisätietoja aineistosta, merkitse hänet lisätietojen antajaksi.

Lisätiedot-kohtaan voit kirjata aineiston kannalta oleellista tietoa, jota varten lomakkeella ei ole muuta sopivaa kohtaa.

II. Keruutiedot

Kirjaa keruutietoihin aineiston kerääjät, keruun ajankohta, keruu- ja otantamenetelmät sekä keruuväline- tai ohje. Kohdissa Keruumenetelmä, Keruuväline ja -ohje sekä Otantamenetelmä on käytössä sanastot, joista voit valita sopivat termit. Löydät lisätietoa käytetyistä sanastoista Keruutiedot-välilehdellä olevista linkeistä. Kuvaa sanastotermin lisäksi menetelmää tai välinettä tarkemmin niiden alla oleviin Lisätietoja-kenttiin. Esimerkiksi otantamenetelmässä ositetun otannan kohdalla on hyvä kuvata tarkemmin, minkä tekijöiden suhteen otanta ositettiin. Jos et löydä sanastosta sopivaa termiä, valitse Muu menetelmä/väline ja kuvaa se kentässä Lisätietoja menetelmästä/välineestä.

Välilehdellä viimeisenä olevaan Lisätietoja keruusta -osioon voit kirjata muuta keruuseen liittyvää tietoa, jolle ei ole sopivaa kenttää lomakkeella. Esimerkiksi, jos aineistonkeruun ajankohta jakautuu useampaan eri jaksoon, voit kuvata ne tässä.

III. Tiedostot

Tiedostot-välilehdellä lisätään luovutukseen liittyvät tiedostot. Luovutukseen tulee lisätä aina vähintään yksi tiedosto, mutta useissa tapauksissa luovutukseen liittyviä tiedostoja on enemmän kuin yksi. Nimeä tiedostot johdonmukaisesti jo ennen niiden siirtämistä luovutustyökaluun.

Luovutustyökalussa pystyt kuvailemaan tarkemmin tiedostojen sisältöä kohdasta Muokkaa tiedoston tietoja. Täytä tiedot siltä osin, kun ne koskevat siirtämiäsi tiedostoja. Esimerkiksi kohtaan Kieli voit täyttää lisätietoa, jos tiedoston sisältö on muu kuin suomenkielinen. Voit lisäksi kuvailla tarkemmin tiedoston sisältöä, havaintojen lukumäärää ja käytettyjä painokertoimia.

Luovutustyökaluun ei pysty siirtämään tiedostoja kansioittain, mutta useamman tiedoston siirtäminen onnistuu kätevästi, kun raahaat valitsemasi tiedostot sivun oikeassa laidassa olevaan pudotusalueeseen tai kun teet valinnat Valitse tiedostoja -valikon kautta. Pystyt lataamaan luovutustyökaluun siirtämäsi tiedoston takaisin itsellesi.

Jos aineisto muodostuu lukuisista datatiedostoista, voit pakata ne zip-tiedostoksi ja siirtää sen yksittäisten datatiedostojen sijaan. Jos tiedostoja on yli 50 kpl, pakkaaminen on välttämätöntä siirron onnistumisen varmistamiseksi. Et voi siirtää pakkaamatonta kansiota, ainoastaan tiedostoja. Yksittäisen tiedoston maksimikoko on gigatavu ja koko luovutuksen kolme gigatavua. Ota yhteyttä asiakaspalveluun, jos aineistosi on tätä isompi.

Muistathan kuitenkin, että luovutuksen tiedot ja materiaalit poistetaan luovutustyökalusta luovutus- ja arkistointiprosessin valmistuttua.

Jos sinulla on haasteita tiedostojen siirtämisessä, muistathan tarkistaa, että käytössäsi on tuettu selain (ks. ohjeiden kohta 4 Tietoa tietoturvasta ja selaimista).

IV. Esikatselu

Esikatselussa näet luovutukseen kirjaamasi tiedot kootusti, ja voit käyttää sitä tietojen tarkistamiseen tai tallentamiesi dokumenttien lataamiseen itsellesi. Lataaminen tapahtuu klikkaamalla tiedostonimeä. Jos haluat muokata tietoja, siirry lomakkeen muille välilehdille joko lomakkeen yläreunasta tai alareunan painikkeista. Kun olet valmis lähettämään tiedot Tietoarkistoon, valitse Tallenna ja valitse edelleen avautuvasta ponnahdusikkunasta Valmis.

Tallentaminen luonnoksena ja valmiina

Luovutus on mahdollista tallentaa muokkaustilassa jokaisella välilehdellä. Valitsemalla sivun lopussa olevan kohdan Tallenna, avautuu uusi ponnahdusikkuna, josta voit valita, tallennatko luovutuksesi tilassa Luonnos vai Valmis. Valitsemalla Luonnos luovutuksesi tallentuu keskeneräisenä, ja voit vielä muokata sitä. Jos luovutuksesi on valmis lähetettäväksi Tietoarkistoon, valitse Valmis. Tämän jälkeen luovutusta ei voi enää muokata.

Voit myös merkitä luovutuksen valmiiksi yksittäisen luovutuksen tapahtumahistoria-sivulla kohdasta Merkitse valmiiksi. Jos pakollisia tietoja puuttuu, järjestelmä ohjaa Muokkaus-sivulle.

Jos haluat täydentää tai muokata valmiiksi merkittyä luovutusta, lähetä viesti asiakaspalvelulle Viestit-toiminnon kautta Ailasta ja pyydä luovutuksen merkitsemistä takaisin Luonnos-tilaan.

Luovutuksen eri tilat

Näet Omat luovutukset -sivulla kaikki Ailassa voimassa olevat aineiston luovutuksesi sekä tarkemmin niiden tilan. Luovutusten tilat vaihtelevat sen mukaan, mitä muutoksia niille on tehty. Lisäksi voit tarkastella yksittäisen luovutuksen kohdalta tapahtumahistoriaa, josta näet luovutuksen tilan muutokset. Alla on kuvattu tarkemmin mitä eri tilat tarkoittavat.

Uusi

Luovutus on luotu ja se on tilassa Uusi siihen asti, kunnes olet aktivoinut luovutuksen saamastasi aktivointilinkistä.

Luonnos

Kun luovutus on tilassa Luonnos, voit täyttää lomakkeelle tietoja, muokata täyttämiäsi tietoja ja hallinnoida luovutukseen liittyviä tiedostoja.

Valmis

Luovutus on valmis, kun olet valinnut Tallenna ja Merkitse valmiiksi valinnat. Valmista luovutusta ei pysty enää muokkaamaan, sillä se on otettu käsittelyyn. Voit olla yhteydessä asiakaspalveluun luovutuksen Viestit-toiminnon avulla, jos valmiiksi merkitty luovutus on vielä tarpeen muuttaa tilaan Luonnos.

Luovutuksen tietojen lataaminen

Luovutus poistetaan Ailasta viimeistään arkistoinnin valmistuttua. Jos haluat ottaa syöttämäsi tiedot talteen, voit ladata ne itsellesi käyttämällä Lataa luovutuksen tiedot HTML-tiedostona -toimintoa. Avaa tiedosto valitsemassasi selaimessa tarkastellaksesi sen sisältöä. Voit halutessasi myös tulostaa tiedot käyttämällä selaimen omaa tulostustoimintoa.

3. Viestien lähettäminen ja viestihistoria

Voit lähettää Ailan kautta viestin suoraan asiakaspalvelulle. Luovutukseen liittyvä viestintä Tietoarkiston ja luovuttajan välillä suositellaan käytävän Ailan kautta. Näin viestit tallentuvat luovutuksen tietoihin. Viestit määrittyvät aina yksittäisen luovutuksen mukaan, joten viestien lukeminen ja lähettäminen tapahtuu yksittäisen luovutuksen kautta. Kun valitset yksittäisen luovutuksen yhteydestä Lähetä viesti asiakaspalvelulle tai Tarkastele viestihistoriaa, pääset Viestit-sivulle.

Kun asiakaspalvelu lähettää viestin luovuttajalle Ailan kautta, viesti lähetetään viestipalvelun lisäksi myös luovuttajan sähköpostiin.

Luovutukseen liittyvä viestihistoria tallennetaan Tietoarkiston tietokantaan, vaikka se poistetaankin luovutustyökalusta samalla, kun luovutus- ja arkistointiprosessi valmistuu.

Viestien lähettäminen

Voit lähettää viestejä kunkin luovutuksen Viestit-osiossa. Viesti tallentuu aina valitsemasi luovutuksen viestihistoriaan ja lähetetyistä sähköposteista käy ilmi, mitä luovutusta ne koskevat. Muistathan tarkistaa, että viestiä lähettäessä Lähettäjä-kentän sähköpostiosoite on virheetön. Jos huomaat kentässä virheitä, muokkaa tietojasi sivun oikeassa laidassa olevan ohjeistuksen mukaisesti. Viestin aihe ja varsinainen teksti ovat molemmat pakollisia kenttiä.

Viestejä voi lähettää, kun luovutus on tilassa Uusi, Luonnos ja Valmis.

Viestien lukeminen

Voit tutustua luovutuksen viestihistoriaan ja lukea sitä koskevia yksittäisiä viestejä valitsemalla haluamasi luovutuksen Viestit-osion. Muistathan, että myös luovutuksen viestihistoria poistuu Ailasta samalla, kun luovutus poistetaan luovutus- ja arkistointiprosessin valmistuttua.

4. Tietoa tietoturvasta ja selaimista

Jos tietokoneesi on yhteiskäytössä tai käytät julkista (esimerkiksi kirjaston) tietokonetta, ja haluat varmistaa, että kukaan muu koneen käyttäjä ei pääse näkemään tietojasi, tyhjennä selaimen sivuhistoria ja välimuisti, kun lopetat luovutustyökalun käytön. Jos olet kopioinut yksilöllisen linkkisi kopiointi-toiminnolla leikepöydälle yhteiskäytössä olevalla tietokoneella, on linkki hyvä poistaa muistista. Tämä on mahdollista esimerkiksi kopioimalla toinen teksti leikepöydälle yksilöllisen linkin sijaan. Joissain tilanteissa Print Screen -näppäimen painaminen ylikirjoittaa leikepöydän tiedot.

Käyttämäsi tietokoneen verkkotunnistetiedot tallentuvat väliaikaisesti Tietoarkiston järjestelmään. Tiedot poistetaan automaattisesti. Luovutukseen liittyvät tiedot ja materiaalit suojataan Tietoarkiston normaalien tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.

Tuettuja selaimia ovat:

• Chrome
• Firefox
• IE 9 ja uudemmat versiot
• Opera
• Safari

5. Yhteydenotto

Jos sinulla on kysyttävää luovutusta tai käyttöliittymää koskien, ota ensisijaisesti yhteyttä Ailan viestipalvelun kautta (ks. 3. Viestien lähettäminen ja viestihistoria). Tarvittaessa voit ottaa yhteyttä Tietoarkiston asiakaspalveluun:

sähköposti asiakaspalvelu.fsd at tuni.fi
puh. +358 29 452 0411

6. Ongelmatapaukset

Aktivointilinkki ei toimi.

Aktivointilinkki on käytettävissä vain kerran. Jos yrität kirjautua aktivointilinkin kautta uudestaan, linkki ei toimi. Jos linkki ei toimi ensimmäisellä kerralla, ota yhteys asiakaspalveluun (asiakaspalvelu.fsd at tuni.fi tai puh. +358 29 452 0411).

Tiedostojen siirtäminen epäonnistui.

Jos saat ilmoituksen Siirto epäonnistui, yleisiä syitä on kolme. Joko olet koettanut siirtää pudotusalueelle pakkaamatonta kansiota, palvelussa on käyttökatko tai internetyhteytesi ei ole päällä tai se on katkennut hetkellisesti. Voit siirtää palveluun vain tiedostoja tai pakattuja kansiota (esim. zip). Jos virheilmoitus johtuu internetyhteyden katkeamisesta, päivitä sivu ja yritä siirtää uudelleen tiedostoja. Tarkista myös, ettei palvelussa ole juuri alkanut huoltokatko. Jos epäonnistuminen ei johdu mistään yllä mainitusta, ota yhteyttä asiakaspalveluun asiakaspalvelu.fsd at tuni.fi tai puh. +358 29 452 0411.

Tiedostojen siirtäminen ei onnistu siihen tarkoitetun pudotusalueen avulla?

Jos sinulla on haasteita tiedostojen siirtämiseen tarkoitetun pudotusalueen kanssa tarkista, että selaimesi tukee järjestelmää. Tuettuja selaimia ovat Chrome, Firefox, IE 9 (ja uudemmat versiot), Opera ja Safari (vain osittain).

En löydä saamaani viestiä Ailasta tai en löydä paikkaa, mistä voin lähettää viestin asiakaspalvelulle.

Viestit liittyvät aina yksittäiseen luovutukseen. Valitse ensin luovutus, johon liittyviä viestejä haluat tarkastella, ja tämän jälkeen pääset tarkastelemaan Toiminnot-osion kohdalta viestihistoriaa. Samasta paikasta voit myös lähettää viestin asiakaspalvelulle.

Merkitsin luovutuksen valmiiksi, mutta haluankin vielä lisätä tiedoston tai muuttaa luovutukseen liittyviä tietoja.

Ota yhteyttä asiakaspalveluun valitsemalla luovutustyökalusta ensin valmiiksi merkitsemäsi luovutus, johon haluat tehdä vielä muutoksia, ja lähetä kyseisen luovutuksen Toiminnot-osion kautta viesti asiakaspalvelulle. Asiakaspalvelu voi muuttaa luovutuksen takaisin tilaan Luonnos.

Käyttöliittymä ei toimi tavalla tai toisella.

Ota yhteys asiakaspalveluun (asiakaspalvelu.fsd at tuni.fi tai puh. +358 29 452 0411). Jos mahdollista, ota ruutukaappauskuva ongelmallisesta tilanteesta.