Versio 2.0 (23.08.2016)
Tietoarkisto
Tampereen yliopisto

Ailan käyttöehdot

Tietoarkisto

Tietoarkisto on tutkimuksen ja opetuksen valtakunnallinen palveluinfrastruktuuri. Se arkistoi ja välittää koti- ja ulkomaisia sähköisiä tutkimusaineistoja. Yksikkö toimii Tampereen yliopiston yhteydessä.

Aila

Aila on Tietoarkiston sähköinen palvelukokonaisuus, joka sisältää aineistoluettelon, aineistojen tilaus- ja toimitusjärjestelmän sekä palvelun käyttäjistä muodostetun asiakasrekisterin (ks. tietosuojaseloste).

Aineistoluettelo koostuu aineistokuvauksista sekä selaus- ja hakutoiminnoista. Luetteloa voi käyttää ilman käyttäjäksi rekisteröitymistä. Ailasta voi tilata ja ladata aineistoja käyttöönsä. Suurin osa aineistoista on saatavissa vain palvelun asiakkaaksi rekisteröityneille.

Asiakkaaksi rekisteröityminen

Suomalaisissa yliopistoissa ja korkeakouluissa työskentelevät ja opiskelevat rekisteröityvät Ailan asiakkaaksi kotiorganisaationsa käyttäjätunnuksilla käyttämällä Haka-tunnistautumista. Henkilötietojen varmentamisesta huolehtii tällöin kotiorganisaatio. Haka-luottamusverkostossa valvotaan käyttäjien henkilötietojen käyttöä ja varmistetaan, että niitä käytetään vastuullisesti ja henkilötietolain mukaisesti.

Suomalaisten yliopistojen ja korkeakoulujen ulkopuoliset asiakkaat täyttävät henkilötietolomakkeen. Kun lomakkeen tiedot on tarkistettu Tietoarkistossa, asiakas saa hyväksynnän rekisteröitymisestään ja käyttäjätunnuksen antamaansa sähköpostiosoitteeseen.

Tietojen tarkistus- ja poisto-oikeus

Ailaan kirjautuva voi tarkistaa omat henkilötietonsa ennen niiden varsinaista luovuttamista Ailan asiakasrekisteriin. Asiakkaat voivat tarkistaa ja korjata yhteystietojansa myös myöhemmin kirjautumalla omilla tunnuksillaan Ailaan.

Asiakkaaksi kirjautumisen yhteydessä annettava suostumus yhteystietojen ylläpitoon asiakasrekisterissä on voimassa 24 kuukautta asiakkaan viimeisestä palveluun kirjautumisesta. Sen jälkeen yhteystiedot poistetaan aktiivisesta asiakasrekisteristä. Käyttäjä voi pyytää yhteystietojensa poistamista myös aiemmin Tietoarkiston asiakasrekisteristä. Asiakkaan aineistotilauksia koskevat tiedot kuitenkin säilytetään 20 vuotta Tietoarkiston arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Rekisteröitynyt asiakas voi kieltäytyä ottamasta vastaan Tietoarkiston markkinointimateriaalia.

Henkilötietojen käsittely ja luovutus

Asiakkaan henkilötietoja käsitellään käyttöehtojen, henkilötietolain ja sen nojalla tehdyn tietosuojaselosteen mukaisesti. Hyväksymällä käyttöehdot asiakas antaa Tietoarkistolle suostumuksen rekisteröintilomakkeessa olevien henkilötietojen käsittelyyn ja käyttöön.

Asiakkaan aineistolatausten tiedot säilytetään 20 vuotta. Aineistolataustiedot ovat asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot, hänen lataamansa aineistot ja latausajankohdat sekä hänen ilmoittamansa aineistojen käyttötarkoitukset.

Tietoarkistolla on oikeus luovuttaa aineistonsa arkistoineille tiedot heidän aineistojensa käyttäjistä ja käyttäjien ilmoittamista aineistojen käyttötarkoituksista. Tällöin heille voidaan luovuttaa asiakkaan etunimi, sukunimi, taustaorganisaatio, sähköpostiosoite, ja tieto asiakkaan ilmoittamasta aineiston käyttötarkoituksesta.

Kun aineisto sisältää Kopioston edustamien järjestöjen alaisia teoksia (esimerkiksi lehtiartikkeleita ja valokuvia), Tietoarkistolla on oikeus luovuttaa Kopiostolle asiakkaan etunimi, sukunimi, taustaorganisaatio ja tieto asiakkaan ilmoittamasta aineiston käyttötarkoituksesta.

Mikäli asiakas käyttää aineistoa käyttöehtojen tai ilmoittamansa aineiston käyttötarkoituksen vastaisesti, Tietoarkistolla on oikeus ilmoittaa väärinkäytöstä aineiston tekijöille, asiakkaan organisaatiolle ja tutkimusrahoittajalle. Kopioston edustamien järjestöjen alaisia teoksia sisältävien aineistojen väärinkäytöstä tietoarkistolla on oikeus ilmoittaa myös Kopiostolle.

Väärinkäytön selvitykseen Tietoarkisto voi luovuttaa aineistonsa arkistoineille ja asiakkaan organisaatiolle kaikki aineiston käyttöä yksilöivät tiedot (asiakkaan etunimi ja sukunimi, taustaorganisaatio, sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero, ladatut aineistot, latausten ajankohta, ja asiakkaan ilmoittama käyttötarkoitus). Jos väärinkäyttö koskee Kopioston edustamien järjestöjen alaisia teoksia sisältävää aineistoa, Tietoarkisto voi luovuttaa vastaavat aineiston käyttöä yksilöivät tiedot myös Kopiostolle.

Asiakkaan vastuu

Asiakkaalle myönnetty käyttäjätunnus ja salasana ovat henkilökohtaisia. Asiakas ei saa luovuttaa käyttäjätunnusta ja salasanaa kenellekään ja hänen on vastattava siitä, etteivät käyttäjätunnus ja salasana joudu ulkopuolisten tietoon. Asiakas hyväksyy itseään sitoviksi kaikki toimenpiteet, jotka hänen tunnuksillaan on tehty. Tietoarkistolla on oikeus sulkea käyttöehtoja rikkoneen asiakkaan käyttäjätili.

Aineistojen lataaminen

Asiakas voi ladata aineistoja käyttöönsä aineistokohtaisten käyttöehtojen mukaisesti:

  1. Vapaasti käytettävät aineistot: lataaminen edellyttää käyttäjältä vain toimivaa sähköpostiosoitetta.
  2. Tutkimukseen, opetukseen ja opiskeluun käytettävät aineistot: lataaminen edellyttää Ailan asiakkaaksi kirjautumista.
  3. Tutkimukseen ja ylempiin opinnäytteisiin käytettävät aineistot: lataaminen edellyttää Ailan asiakkaaksi kirjautumista.
  4. Luvanvaraiset aineistot: lataaminen edellyttää Ailan asiakkaaksi kirjautumista ja luvan saamista aineiston tekijöiltä. Tietoarkiston asiakaspalvelu hoitaa lupapyyntöjen käsittelyn.

Aineistoja ladatakseen käyttäjän tulee sitoutua noudattamaan yleisiä aineistojen käyttöehtoja ja mahdollisia aineistokohtaisia erityisehtoja. Erityisehdot näkyvät asiakkaalle ennen aineiston lataamista ja ne on sisällytetty myös ladattavan aineiston yhteyteen.

Linkit