Authors

• Heikkilä, Anssi (Jyväskylän yliopisto. Historian ja etnologian laitos)

Keywords

aineistot, arkistotoimi, asiakirjahallinto, asiakirjat, kunnat, kuntayhtymät, luokitukset, sähköinen arkistointi, tiedonhallintajärjestelmät

Abstract

Tutkimuksessa selvitettiin kuntien yhteisen tehtäväluokituksen käyttöönoton ja sähköisten arkistonmuodostussuunnitelmien (eAMS) tilannetta kunnissa ja kuntayhtymissä.

Aluksi kysyttiin, onko kunnassa/kuntayhtymässä käytössä asianhallintajärjestelmä ja kuka on tämän toimittaja. Arkistonmuodostussuunnitelmaan (AMS) liittyen kysyttiin, onko kunnilla/kuntayhtymillä käytössä AMS, milloin se on otettu käyttöön ja miten aineistot on siinä luokiteltu. Seuraavaksi tiedusteltiin käytetäänkö kunnassa/kuntayhtymässä kuntien yhteistä tehtäväluokitusta, milloin se otettiin käyttöön ja onko tehtäväluokitus käytössä päätehtävä-, tehtävä-, alatehtävätasolla vai vielä alemmilla tasoilla. Jos yhteinen tehtäväluokitus aiottiin ottaa käyttöön, kysyttiin milloin se oli suunniteltu tapahtuvaksi. Kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen liittyen kysyttiin lisäksi, miten tehtäväluokitus soveltuu kuntien/kuntayhtymien käyttöön sekä mitä etuja ja haittoja kuntien yhteisellä tehtäväluokituksella on.

Seuraavassa osiossa käsiteltiin sähköistä arkistonmuodostussuunnitelmaa (eAMS). Kysyttiin muun muassa, onko kunnassa/kuntayhtymässä käytössä eAMS, minä vuonna se on otettu käyttöön, miten se on toteutettu ja jos eAMS:n tekeminen on vasta suunnitelmissa, niin milloin se aiotaan ottaa käyttöön. Lisäksi pyydettiin arvioimaan eAMS:n toimivuutta, hyödyllisyyttä, integroitavuutta muihin hallinnon järjestelmiin, etuja ja vahvuuksia, puutteita sekä pyydettiin esittämään parannusehdotuksia eAMS:n kehittämiseksi. Lopuksi kysyttiin, mikä on tehtävä/toimintaprosessien mallinnusvaihe kunnissa ja kuntayhtymissä; onko prosesseista mallinnettu kaikki, keskeisimmät, joitakin, pieni osa vai ei lainkaan.

Taustatietoina aineistossa ovat muun muassa kunnan/kuntayhtymän muoto, arkistopiiri, asukasmäärä, työntekijöiden määrä sekä asiakirjahallinnon ja arkiston henkilötyövuodet